Ugovor o obradi osobnih podataka

Predmet: obrada osobnih podataka sadržanih u računima, ponudama, evidencijama i drugim dokumentima koje Korisnik izrađuje u FiskalMe-u.

Trajanje: dok traje ugovor o korištenju, uvećano za rokove čuvanja iz točke 8.

Priroda i svrha: pohrana, oblikovanje i prikaz dokumenata; izračun poreznih i knjigovodstvenih vrijednosti; elektroničko potpisivanje i dostava fiskalnih poruka Poreznoj upravi u ime Korisnika; slanje dokumenata primateljima koje Korisnik odredi.

Vrste podataka: ime i naziv, OIB ili porezni broj, adresa, e-pošta i telefon, podaci o računu i njegovim stavkama, iznosi i podaci o plaćanju.

Kategorije ispitanika: kupci Korisnika te njihove kontakt-osobe i, gdje je to primjenjivo, operateri naplatnih uređaja koje Korisnik navede na računu.

Posebne kategorije osobnih podataka iz čl. 9. GDPR-a nisu predviđene i Korisnik ih ne smije unositi u aplikaciju.

Podatke obrađujemo samo prema dokumentiranim uputama Korisnika. Korištenje aplikacije — unos, izdavanje računa, slanje, izvoz, brisanje — samo je po sebi takva uputa.

Podatke ne prenosimo u treću zemlju ni međunarodnu organizaciju osim ako to nalaže pravo EU-a ili države članice; u tom slučaju Korisnika o tome obavještavamo prije obrade, osim ako je takva obavijest zabranjena.

Ako smatramo da je neka uputa protivna GDPR-u ili drugom propisu o zaštiti podataka, o tome ćemo Korisnika bez odgode obavijestiti.

Podacima pristupaju samo osobe kojima je to nužno za izvršenje ugovora. Sve takve osobe obvezane su na povjerljivost, ugovorom ili zakonskom obvezom, i ta obveza traje i nakon prestanka njihova angažmana.

Provodimo tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku, među kojima:

• šifriranje prometa (HTTPS) i pohrane kod davatelja infrastrukture,
• kontrolu pristupa koju provodi baza podataka, a ne samo sučelje — svaki poslovni subjekt vidi isključivo vlastite podatke,
• razdvajanje uloga unutar organizacije Korisnika (vlasnik, administrator, operater, pregled),
• pohranu certifikata i lozinki u namjenskom spremištu tajni, odvojenom od aplikacijskih podataka,
• zapisivanje radnji nad fiskalnim dokumentima u evidenciju koja se ne mijenja,
• redovite sigurnosne kopije i provjeru mogućnosti obnove,
• automatizirano testiranje sigurnosnih pravila pri svakoj izmjeni koda.

Korisnik daje opće pisano odobrenje za angažiranje podizvršitelja. Popis onih koje koristimo objavljen je u Politici privatnosti, točka 4.

O namjeri dodavanja ili zamjene podizvršitelja obavijestit ćemo Korisnika najmanje 30 dana unaprijed, e-poštom ili u aplikaciji. Korisnik u tom roku može uložiti prigovor. Ako prigovor ne možemo razumno otkloniti, Korisnik može raskinuti ugovor o korištenju bez otkaznog roka i bez naknade.

Sa svakim podizvršiteljem ugovaramo obveze zaštite podataka jednake ovima. Za postupanje podizvršitelja odgovaramo kao za vlastito.

Aplikacija je izrađena tako da Korisnik većinu zahtjeva može ispuniti sam: podatke o kupcu može pregledati, ispraviti, izvesti i obrisati bez naše intervencije.

Ako zahtjev ispitanika primimo izravno, nećemo na njega odgovoriti sami — proslijedit ćemo ga Korisniku bez odgode, jer je voditelj obrade Korisnik.

Gdje to nadilazi mogućnosti sučelja, pomoći ćemo Korisniku primjerenim tehničkim mjerama.

O povredi osobnih podataka obavijestit ćemo Korisnika bez nepotrebne odgode nakon što za nju saznamo, i to prije isteka roka u kojem Korisnik mora obavijestiti nadzorno tijelo — u praksi u roku od 24 sata od saznanja.

Obavijest sadrži opis prirode povrede, približan broj zahvaćenih ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice i mjere koje smo poduzeli ili predlažemo.

Obavijest nadzornom tijelu i ispitanicima podnosi Korisnik, jer je on voditelj obrade; mi mu za to dajemo sve podatke kojima raspolažemo.

Pomoći ćemo i kod procjene učinka na zaštitu podataka i prethodnog savjetovanja s nadzornim tijelom, ako Korisniku budu potrebni.

Po prestanku ugovora o korištenju Korisnik bira hoće li podatke izvesti ili zatražiti njihovo brisanje. Podaci ostaju dostupni za izvoz 60 dana, nakon čega ih brišemo.

Iznimka su zapisi koje smo i mi dužni čuvati po propisu — prije svega fiskalna arhiva poslanih i primljenih poruka i naša knjigovodstvena dokumentacija. Njih zadržavamo do isteka zakonskog roka, ne obrađujemo ih ni u koju drugu svrhu, i brišemo ih po isteku.

Na zahtjev Korisniku stavljamo na raspolaganje informacije nužne za dokazivanje ispunjavanja obveza iz ovog Ugovora.

Korisnik ima pravo na reviziju, uključujući inspekciju, jednom godišnje, uz najavu od 30 dana i u radno vrijeme, tako da ne ometa rad usluge i ne ugrozi podatke drugih korisnika. Češća revizija dopuštena je nakon povrede osobnih podataka ili ako to zatraži nadzorno tijelo.

Trošak revizije snosi Korisnik, osim ako revizija utvrdi bitno nepoštovanje ovog Ugovora s naše strane.

U slučaju nesuglasja između ovog Ugovora i Uvjeta korištenja, u pitanjima zaštite osobnih podataka mjerodavan je ovaj Ugovor.

Na sve ostalo primjenjuju se Uvjeti korištenja, uključujući mjerodavno pravo i nadležnost.